La grabadora de macros es una utilidad que te ayuda a dar los primeros pasos en el mundo de la programación en Visual Basic for Applications (VBA), y para los que tienen ya un camino recorrido en este mundo VBA, permite aclarar dudas sobre cómo hacer ciertas actividades repetitivas mediante la revisión de las instrucciones en el editor de comandos. Si quieres saber como se utiliza la grabadora de macros de Excel o como grabar una macro en Excel, estás en el sitio indicado.
Cuando actives esta utilidad, se grabará lo que hagas en el los programas de Office; puede ser utilizado en Excel y otros paquetes de Office como Word y PowerPoint. En este sencillo ejemplo que haremos a continuación, grabaremos como hacer automáticamente el cambio de formato de celdas y texto, así como desplazarnos entre celdas vecinas y como repetir la secuencia con sólo con hacer un Click.
Activar la grabadora de macros
Para activarla debes ir a la pestaña “DESARROLLADOR” y ubicar el icono de la grabadora de macros.
Figura 1. Ubicación de la grabadora de macros.
Alternativamente la puedes ubicar en la pestaña “VISTA” seleccionando el comando “Grabar Macro…” del menú “Macros”.
Figura 2. Ubicación alternativa de la grabadora de macros.
Preparar la grabación de la macro
Aparecerá una la ventana “Grabar macro”, allí le colocarás a tu macro el nombre que se desees. También tendrás la opción de asignarle una combinación de teclas que te permitirán correr tu macro de una forma rápida. Si no le asignas la “Tecla de método abreviado” podrás acceder a tu macro a través de otra forma que te la explicaremos más adelante.
A esta macro la denominaremos “Mi_Segunda_Macro” y su método abreviado será “CTRL + m”.
Figura 3. Grabar Macro.
Cuando presionemos Aceptar, se iniciará la grabación. Es importante saber que a partir de este momento, cualquier acción que hagamos dentro de Office: integradamente Word, Excel y los demás programas del paquete, será grabada.
Sabremos que la grabadora está corriendo porque en el lugar que aparecía “Grabar macro” ahora aparecerá “Detener Grabación”.
Grabar la macro de Excel
En esta macro, una vez hayas seleccionado la celda A1, grabaremos las siguientes acciones:
- Cambiarle el relleno a la celda “A1” a color amarillo.
- Seleccionar con el mouse o desplazarse con el teclado hasta la celda “B1” y modificarle el formato del texto colocándolo color Naranja.
- Similarmente, pasar a la celda “C1” y cambiarle el color del texto a azul.
- Repetiremos el paso con la celda combinada “B2:C2” al cambiarle el color del texto a Marrón.
- Selecciona las celdas “A1:C2” y cámbiale el tipo y tamaño de letra a “Arial Narrow” 18 pt.
Figura 4. Antes y después de ejecutar la macro.
Cómo se detiene la grabación de la macro de Excel?
Una vez completadas todas las actividades que queremos dejar en la macro, es necesario detener la grabación presionando el comando “Detener grabación”.
Figura 5. Detener la grabación.
Revisar la secuencia de comandos en VBA
Tal y como vimos en el primer tutorial, podemos entrar al editor de comandos de VBA y ver lo que fue grabado. Esta actividad es opcional, sólo debes realizarla si necesitas complementar algo o si ya tienes cierta experiencia.
Figura 6. Editor de comandos de VBA.
Sub Mi_Segunda_Macro()
'
' Mi_Segunda_Macro Macro
'
' Acceso directo: CTRL+m
'
With Selection.Interior
.Pattern = xlSolid
.PatternColorIndex = xlAutomatic
.Color = 65535
.TintAndShade = 0
.PatternTintAndShade = 0
End With
Range("B1").Select
With Selection.Font
.Color = -16750849
.TintAndShade = 0
End With
Range("C1").Select
With Selection.Font
.ThemeColor = xlThemeColorAccent1
.TintAndShade = -0.249977111117893
End With
Range("B2:C2").Select
With Selection.Font
.Color = -16764058
.TintAndShade = 0
End With
Range("A1:C2").Select
Range("B2").Activate
With Selection.Font
.Name = "Calibri"
.Size = 18
.Strikethrough = False
.Superscript = False
.Subscript = False
.OutlineFont = False
.Shadow = False
.Underline = xlUnderlineStyleNone
.TintAndShade = 0
.ThemeFont = xlThemeFontMinor
End With
Range("A1").Select
End Sub
Ejecutar nuevamente la macro de Excel
La secuencia que acabas de grabar será repetida cada vez que ejecutes tu macro a partir del comando “Macro” que encontrarás en la pestaña “DESARROLLADOR”. Se mostrará un cuadro donde veras en forma de lista todas las macros que hayas grabado. Sólo deberás seleccionar la macro que desees utilizar y luego presionar “Ejecutar”.
Figura 7. Ubicación de macros grabadas.
También podrás ejecutar la macro mediante el método abreviado que le hayas asignado, en este caso lo colocamos como “CTRL + m”.
Alternativamente podremos acceder a la listas de macros grabadas a través del comando “Ver macros” que está ubicado en el menú “Macros” de la pestaña “VISTA”.
Figura 8. Ubicación alternativa de las macros grabadas.
Esta macro modifica el formato de las casillas; esta acción se repetirá independientemente del texto que esté en estas celdas, inclusive si las celdas están vacías. Puedes probar como funciona nuestra macro cambiando el texto y luego ejecutándola; veras que cada celda toma el formato de texto que le indicamos al grabar la macro.
Figura 9. Antes y después de ejecutar la macro con otro texto.
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